Slik arrangerer du en festival eller fem

Ambisjoner og muligens litt kapital er på plass. Men hva med gjennomføringsevnen?

Tenk deg at du ønsker å starte opp en festival eller fem på, la oss si, Hellerudsletta. Ambisjonene er store, og du ønsker å konkurrere med de store aktørene. Hva kreves for å i det hele tatt skulle kunne ha en sjanse?

– Det er et veldig komplekst maskineri som skal bygges opp. Det er rett og slett en liten landsby som skal fungere for en helg, sier mangeårig festivalarrangør, Svein Bjørge. Han er blant annet initiativtakeren bak Tons of Rock, Norges største metal-festival. Bjørge er ikke lenger delaktig der, men har den siste tiden vært festivalsjef for Steinkjerfestivalen.

For i det hele tatt å kunne avholde festivalen, kreves det en rekke søknader til flere etater i kommunen, samt Riksantikvar, bydel, politi, brannvesen med flere.

– Brannforskrifter må følges, HMS må være i orden, naboer må tas hensyn til, du må ha skikkelige systemer for vei, vann og kloakk. Tenk bare de flere hundre frivillige som en festival på en slik størrelse må ha. De frivillige må ha skikkelige turnuser for at de ikke skal drives rovdrift på, de skal bespises og kunne hvile, sier Bjørge.

En festival på størrelse med Tons of Rock har også en rekke ansatte.

– Jeg kjenner ikke organiseringen i ToR nå, men de største norske festivalene har fem-seks årsverk, pluss at vi honorerer gruppeledere med spesialkompetanse og ekspertise. Det kan være teknisk ansvarlige, riggansvarlige, serveringsansvarlig, frivilligansvarlige og registrering. Du må minst regne tre til fire millioner kroner pr. festivalår i personellkostnader på festivaler av slik størrelse.

Billettsalg

I prinsippet kan alle som ønsker det opprette et event og selge billetter fra en etablert billettportal. Men du må ha et organisasjonsnummer.

– Vi i Eventim krever at det må ligge et selskap med registrert organisasjonsnummer i bunn, sier adm.dir. i Eventim Norge AS, Marcia Titley.

Eventim er, ifølge Titley, kun en leverandør som hjelper med en teknisk løsning når det gjelder distribusjon av billetter.

– Innholdet legger vi oss ikke opp i.

Det er altså arrangør som har hele ansvaret for eventet. Men kan man sitte igjen med et økonomisk ansvar overfor Eventim?

– Nei. Vi tar ingen etableringsgebyr. De kommersielle betingelsene varierer fra avtale til avtale – det kan f.eks. være at vi tar en forhåndsbestemt prosent, avgiftene kan følge et trappetrinns prinsipp, fast beløp, lisens, m.m. Selger du ingenting, skal ikke vi ha noe.

– Hva skjer ved eventuell avlysning etter at billettsalget er startet?

– Hvis et arrangement avlyses, gjøres det via oss. Er billettomsetningen utbetalt til arrangøren, skal det refunderes til oss og vi refunderer deretter billettkjøperne.

Tidspunktene for når midlene blir utbetalt til arrangør er underlagt konfidensialitet, sier Titley.

Søknadsjungelen

– Beregn god tid på søknadene, sier Svein Bjørge.

– Begynn minst et og et halvt år i forkant. Forskjellige søknader har gjerne forskjellige prosesser og kommune-Norge er ikke alltid like raske. Husk at mange søknader må igjennom flere etater. Det er mange som skal kommentere og mene noe. Men dette er gjerne verst første året.

Og en festival berører mange som bor i nærheten. Støyforhold og naboer må utredes. Hva er reglene i kommunen du har festival?

– Man kan oppleve å finne verdens kuleste sted for festival, men det kan være en utfordring med transport av artister og teknisk utstyr. Dette må utredes på forhånd, sier Bjørge.

Masse innleie

En stor festival krever et stort område. Dette må det betales leie for, uansett om man er inne eller ute.

– Hele området må gjerdes inn. Dette må styres av kompetent personell. Alle scenene må ha såkalt fransk gjerde, eller publikumsgjerder som står foran scenene, samt flere steder inne på området. Bare innsjekkingen må kunne ta unna folkemengdene og samtidig hindre sniking, pluss at registering må skje hurtig, sier Bjørge.

Og fortsatt er det ikke montert scener og backstage.

– Backstage skal artistene ha det fint før og etter de spiller, her skal det bespises mange hundre mennesker. Alle skal ha tilgang på toaletter, avfall skal håndteres, man må sørge for at VIP-områdene er skikkelig avgrenset, etc.

Dessuten må man ha et skikkelig og tydelig akkrediteringssystem og en stab til å holde rede på dette. Man må ha avtale med bryggeri, med matleverandører, m.m.

– Husk at alt som går inn, skal ut. Du trenger mange hundre toaletter som må leies inn og som må holdes så rene som mulig. Her i landet er det heldigvis mye god kompetanse på alt slikt, men den er selvsagt ikke gratis.

Booking: den store kostnaden

Frem til nå har festivalen allerede kostet mange millioner kroner. Men du har enda ikke montert scener, satt opp teknisk rigg – to kostbare, tidkrevende faktorer med mange potensielle fallgruver – eller booket band.

Bookingbudsjettet på festivaler i ToR-størrelse er enormt. De største artistene tar seg godt betalt, og de skal ha penger på forskudd, i hvert fall et depositum.

– Er du fersk i gamet, er det ikke sikkert de vil ta i deg fordi de aner ingenting om gjennomføringsevnen din. Du kan ha lomma full av penger, men de store artistene er opptatt av å komme til en god festival og har derfor sikret seg på alle måter i kontraktene sine, sier Bjørge.

Derfor trenger du advokater som kjenner bransjen som kan tolke kontraktene for deg og samtidig sørge for at du som arrangør har dine rettigheter i orden.

Rideren

– Jo større artister desto mere krav, sier Bjørge.

Alle kontrakter kommer med en såkalt rider. Det er kravene artisten stiller til hva som skal befinne seg på scenen og bak scenen. Mange har lest om absurde artistridere, men overser du noe, er det arrangøren som må ta smellen. Det kan handle om at artisten skal ha et spesielt instrument som må leies inn og fraktes til store summer, det kan være garderobeforhold, mat eller spesielle viner.

– Arrangøren må være i forkant og være forberedt på å gå i forhandlinger om en rekke ting.

Markedsføring, regnskap … og reparasjon

Noen festivaler leier inn eksterne firmaer for markedsføring, mens andre har ansatt egne.

Uansett er heller ikke dette gratis og du slipper ikke unna det.

– Store artister selger selvsagt bedre enn ukjente, men nok av folk har brent seg på å stole altfor mye på trekkplastereffekten. Og honoraret må fortsatt betales, sier Bjørge.

– En annen ting er at når du håndterer så mye penger som for eksempel ToR gjør, så kreves det skikkelige regnskaper og det må være et regnskapsfirma som kan nettopp denne type økonomi. Da kommer vi inn på det faktum at alle pengene som kommer inn i systemet, må registreres. Festivalen må ha avtale for betalingsterminaler og ha tilgang på spesialprogramvare som håndterer pengestrømmen.

Når alt er slutt vet alle som har vært på festival at området kan være skikkelig slitt. Ikke bare er det søppel som skal ryddes opp; gressbakken kan være nedtråkka eller ødelagt av søle.

– Etter siste ToR på Ekebergsletta skulle det være Norway Cup en tid etter. Festivalen måtte da leie inn profesjonelle som reparerte gressmatta slik at den sto klar da fotballspillerne kom, sier Bjørge.

En stor festival kan ha kostnader og garantier på titalls millioner kroner før dørene åpner. Hundrevis av frivillige og ansatte skal håndteres sammen med artistene og deres entourage. Serveringssteder og andre utsalgssteder krever sitt. For ikke å glemme tusenvis av publikummere hver dag. Og alle ønsker en forsikring om at deres interesser blir ivaretatt av en pålitelig aktør.

Og da har vi ikke nevnt uforutsette hendelser som plutselig setter en stopper for all konsertvirksomhet.